Financiën

Financiële toelichting
Hieronder lichten wij de financiële ontwikkelingen per doelstelling toe.

Juist bestand persoonsgegevens  
In de Tweede Bestuursrapportage 2020 was al voorzien dat de omzet van de reisdocumenten nog verder zou dalen dan op basis van beschikbare modellen was voorspeld. Door de coronapandemie is de omzet echter nog verder gedaald. We kunnen van de totale omzetdaling op reisdocumenten niet exact aangeven of deze door de geldigheidsduur of door corona veroorzaakt wordt. We hebben ervoor gekozen de totale omzetdaling in de aparte paragraaf ‘corona' hieronder toe te lichten.  

De lasten op deze prestatiedoelstelling zijn een miljoen euro hoger dan begroot.  
De Rijksafdracht bij diverse producten van Burgerzaken is gekoppeld aan de omzet. Een teruglopende omzet geeft minder Rijksafdracht, waardoor deze kosten 0,181 miljoen euro lager zijn dan begroot. Daarnaast hebben we extra kosten in 2020 gehad vanwege de pandemie, die hierna worden toegelicht. 

Informatie aan bewoners
De baten op deze prestatiedoelstelling zijn 0,043 miljoen euro hoger dan begroot.  
Dit is toe te schrijven aan een hoger bedrag aan doorgeschoven, te compenseren BTW van Het Utrechts Archief.

De lasten op deze prestatiedoelstelling zijn 0,161 miljoen euro hoger dan begroot.

De lasten van het Klant Contact Centrum (KCC) zijn 0,208 miljoen euro hoger door:

• Hogere personele kosten (salaris en inhuur) in verband met vroegtijdige vervanging van een verbetermanager, extra inzet team workforce Management (WFM).
• Hogere overige kosten in verband met noodzakelijke vernieuwing van de applicatie NICE die door WFM wordt gebruikt en advisering in de ontwikkeltrajecten van de redactie, de kennisbank en data- analyse.

In december zijn er twaalf uitzendkrachten in vaste dienst gekomen. Hiermee is de verhouding vast/flex van 50/50 naar 63/37 gegaan.

De lasten van het Utrechts Archief laten een incidenteel voordeel van 0,047 miljoen euro zien vanwege een iets lagere doorberekening van kosten.

Publieksdienstverlening    
De lasten op deze prestatiedoelstelling zijn 0,077 miljoen euro lager dan begroot.  

In 2019 is de pilot ‘thuisbezorgen reisdocumenten’ en de pilot ‘videobellen’ gestart. Het restant van het daarvoor beschikbare budget (0,066 miljoen euro) is doorgeschoven naar 2020. Echter in 2020 zijn beide pilots gestopt als pilot en doorgegaan als coronamaatregelen. De kosten daarvan, evenals het restant van de dekking voor de pilots (0,047 miljoen euro), zijn opgevoerd als specifieke ‘coronakosten Publiekszaken’ welke zijn terug te vinden in het programma Overhead.

Mutatie reserve :  
Storting:  
2020 is een jaar geweest zonder een verkiezing. Het budget is volgens de systematiek van een egalisatiereserve, na aftrek van de vaste jaarlijkse kosten, in de reserve gestort.
 
Onttrekking: 
Bij de resultaatbestemming 2019 zijn twee voorstellen gedaan voor het doorschuiven van incidenteel geld naar 2021. Door middel van deze onttrekking zijn het budget van de huwelijksplanner (0,140 miljoen euro) en het budget voor kwaliteit dienstverlening (0,066 miljoen euro) overgezet naar 2020.

Corona
De totale baten op de prestatiedoelstelling Juist bestand persoonsgegevens zijn 0,842 miljoen euro lager dan begroot.
De pandemie heeft een groot effect gehad op de omzet van de producten en diensten van Publiekszaken. Voor een deel omdat de gemeente actief heeft gevraagd om de aanvragen uit te stellen in de strengere lockdownperiodes. Maar ook in de zomerperiode, toen de beperkingen versoepeld waren, is onder andere een verhoudingsgewijs groot deel van de verlopen reisdocumenten (paspoorten en ID-kaarten) níet vervangen. Deze achterstand, de zogenaamde 'boeggolf' blijft zich bij bijna alle producten van Burgerzaken opbouwen. Deze uitgestelde vraag leidt tot een forse vermindering van de baten.

• Reisdocumenten: Verhoudingsgewijs is een groot deel van de verlopen reisdocumenten níet vervangen. Deze achterstand, de zogenaamde 'boeggolf' blijft zich opbouwen en bestaat eind 2020 uit ruim 5.000 nog niet vervangen documenten (paspoorten en ID-kaarten). Daarmee zijn de inkomsten uit deze documenten niet gerealiseerd. Daarnaast waren zoals hierboven vermeld, de legesinkomsten lager door een sterker effect van de reisdocumentendip dan begroot. Dit leidt samen tot een terugval van de baten van 0,7 miljoen euro ten opzichte van de begroting.

• Rijbewijzen: Het aantal afgegeven rijbewijzen is ook iets lager dan begroot; het aantal afgenomen rijexamens is door de beperkingen gereduceerd, resulterend in 0,063 miljoen euro minder baten dan begroot.

• Verklaring omtrent gedrag: Een daling van aanbod op de arbeidsmarkt door corona en een gestegen aantal aanvragen rechtstreeks bij de dienst Justis door de werkgever, heeft geresulteerd in 0,158 miljoen euro minder baten dan begroot.

• Huwelijken: De baten uit huwelijksvoltrekkingen zijn met 0,140 miljoen euro afgenomen;
  • een deel van de huwelijken is afgezegd omdat de aanstaande paren het liever wilden uitstellen tot een moment dat het zonder beperkingen kon worden vormgegeven
  • een groter deel van de al geplande huwelijken zijn noodzakelijkerwijs ‘vereenvoudigd’ om te passen binnen de RIVM-richtlijnen van dat moment. Nieuwe afspraken voor huwelijken zijn nog steeds allemaal gebaseerd op een kleine ceremonie met minder aanwezigen.
    

Door deze factoren is een deel van de leges weggevallen en zijn de huwelijksvoltrekkingen vaker in het eenvoudige en dus goedkope deel van ons aanbod gevallen.

• Adresonderzoeken: Het aantal huisbezoeken is door corona gereduceerd; het begrote aantal onderzoeken was 1.000 en er zijn 515 onderzoeken daadwerkelijk afgerond. Daarmee is de landelijke bijdrage per onderzoek gehalveerd, leidend tot een inkomstenderving van 0,04 miljoen euro.

• RNI en Naturalisaties: De baten van RNI en naturalisaties zijn hoger dan begroot, maar minder hoog dan verwacht. De begroting van deze twee producten moet geactualiseerd worden, maar door grote verschillen in de afgelopen jaren hebben we daarvoor nog onvoldoende data.

De totale lasten op deze prestatiedoelstelling zijn een miljoen euro hoger dan begroot.

• Personele lasten: Conform gemeentelijk beleid zijn de teruglopende baten niet opgevangen door het afschalen van personeel. Deze kosten zijn vrijwel geheel doorgelopen. De niet aan ‘productie’ bestede uren zijn optimaal ingezet voor het verbreden van de vaardigheden van de medewerkers. Daarnaast is een deel van de medewerkers ingezet op afdelingen waar corona juist tot een verhóging van de werkdruk leidde (bijvoorbeeld in het KCC). Het is van belang deze medewerkers aan ons te blijven binden, want zodra de beperkingen (goeddeels) worden opgeheven, is te verwachten dat alle niet-vervangen verlopen reisdocumenten (boeggolf) tot een sterke piek aan aanvragen zullen leiden en is er een zeer grote behoefte aan ingewerkte collega’s.

• Inefficiëntie: De RIVM-maatregelen leiden tot een minder efficiënte manier van werken. Om het aantal personen in de publieke ruimte beperkt te houden, moet meer tijd per afspraak worden berekend. In beginsel moet de inwoner meteen aan de beurt zijn en tijd hebben om weer naar buiten te lopen, voordat de volgende weer aan een schone balie geholpen kan worden. Dit leidt tot een hogere doorlooptijd per afspraak.

• Niet personele coronakosten: Door de verschillende coronamaatregelen, zoals het kunnen raadplegen van de BRP bij thuiswerken, het thuisbezorgen van reisdocumenten en het aangetekend versturen van documenten zijn er extra kosten gemaakt. Deze specifieke kosten zijn verzameld in het programma Overhead.

Verkiezingen 
De coronamaatregelen hebben grote gevolgen voor het organiseren van verkiezingen. Door het rijk zijn er diverse maatregelen opgelegd die grote gevolgen hebben voor de begroting van verkiezingen. Met het organiseren van de Tweede kamer verkiezing is in 2020 begonnen. Een deel van de extra kosten (0,2 miljoen euro) is al in 2020 gemaakt.  
 
Het rijk heeft ook een bijdrage geven voor deze extra kosten, deze bijdrage is gestort in de algemene (corona)reserve.  

Bijdrage aan Het Utrechts archief was 3,299 miljoen euro.